Ablieferung von Unterlagen an das Staatsarchiv

Die kantonalen Behörden dürfen Unterlagen, die sie zur Aufgabenerfüllung nicht mehr benötigen, ohne Zustimmung des Staatsarchivs nicht vernichten, sondern müssen sie ihm zur Übernahme anbieten.

Das Staatsarchiv ermittelt die archivwürdigen Unterlagen gemeinsam mit den Behörden bereits bei der Erstellung des Registraturplans. Durch Vereinbarung zwischen der anbietenden Behörde und dem Staatsarchiv werden die Modalitäten für die Ablieferungen geregelt. 

Auch Unterlagen, die vor der Einführung der Registraturpläne gebildet worden sind und sich noch in Amtsarchiven befinden, müssen dem Staatsarchiv für die Übernahme angeboten werden. Diese bewertet das Staatsarchiv gemeinsam mit der Behörde nachträglich hinsichtlich ihrer Archivwürdigkeit.

Die archivwürdigen Unterlagen sind in gereinigtem und geordnetem Zustand abzuliefern. Sie werden in archivgerechte Behältnisse verpackt, beschriftet und dem Staatsarchiv zusammen mit einem Ablieferungsverzeichnis zum vereinbarten Zeitpunkt übergeben. Die Behörde organisiert nach Absprache mit dem Staatsarchiv den Transport dafür. 

Das Staatsarchiv erstellt auf der Grundlage des Ablieferungsverzeichnisses ein Zugangsprotokoll, das die abliefernde Behörde unterzeichnet.

Der nachstehende Leitfaden dient den abliefernden Behörden zur Unterstützung bei der Aufbereitung und Verpackung der abzuliefernden Unterlagen: