Schriftgutvereinbarung

Die Schriftgutvereinbarung ist eine vertragliche Vereinbarung zwischen einer kantonalen Dienststelle und dem Staatsarchiv, die den Umgang mit Schriftgut nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist verbindlich regelt. Sie regelt die zeitlichen Abstände, in welchen die Ablieferungen ans Staatsarchiv erfolgen. In ihr sind die Arten der zugelassenen archivgerechten Behältnisse oder Datenträger festgelegt. Sie erlaubt die Vernichtung der nicht archivwürdigen Unterlagen unter Einhaltung des Datenschutzes. Die Schriftgutvereinbarung dient der rechtlichen Entlastung der Behördenleitung.

Die Schriftgutvereinbarung ermöglicht eine rationelle Bewirtschaftung der Ablagen. Weil geregelt ist, welche analogen und digitalen Unterlagen wie lange aufbewahrt werden müssen und was nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen mit ihnen geschieht, können durch Kassation (= Vernichtung) oder Ablieferung ans Staatsarchiv Ansammlungen von nicht mehr benötigten Unterlagen vermieden werden. Die Schriftgutvereinbarung trägt so zu einer geregelten und kontinuierlichen Schriftgutverwaltung bei, dient der Rechtssicherheit und der Überlieferungssicherung.