Dienstleistungen für Behörden

Am 01.01.2007 traten im Kanton Solothurn das Archivgesetz vom 25.02.2006 (BGS 122.51) und die Archivverordnung vom 23.10.2006 (BGS 122.511) in Kraft. Sie beinhalten Bestimmungen über Ordnung, Aufbewahrung und Archivierung bzw. Vernichtung von Schriftgut. Die Erfüllung dieser Bestimmungen ist ausserdem unerlässlich, um den Erfordernissen des seit dem 1. Januar 2003 geltenden Informations- und Datenschutzgesetzes vom 21.Februar 2001 (BGS 114.1) und des in der Kantonsverfassung festgelegten Öffentlichkeitsprinzips (Verfassung Art. 11 Absatz 3) nachkommen zu können. 

Unabhängig vom genutzten Informationsträger (analog auf Papier oder elektronisch in einem entsprechenden System) sorgen die organisierte Schriftgutverwaltung und geordnete Ablagen dafür, dass Fachwissen stets vorhanden ist, dokumentiert bleibt und genutzt werden kann. 

Für die Einführung eines GEVER-Systems ist die organisierte Schriftgutverwaltung unabdingbar. Die Fachstelle GEVER unterstützt die kantonalen Behörden bei der Umsetzung.

Eine der wichtigsten Aufgaben des Staatsarchivs besteht in der Beratung der kantonalen Amtsstellen zu Fragen der organisierten Schriftgutverwaltung über den ganzen Lebenszyklus (Lifecycle) der Unterlagen hinweg – von deren Entstehung über ihre Aufbewahrung und Bewertung hinsichtlich ihrer Archivwürdigkeit bis hin zur Ablieferung ans Staatsarchiv und zur dauerhaften Archivierung. 

Im Staatsarchiv stehen die Unterlagen der Verwaltung bei Bedarf für die weitere Verwendung zur Verfügung. 

Den kantonalen Dienststellen stellt das Staatsarchiv ein vielfältiges Angebot für die Umsetzung der organisierten Schriftgutverwaltung zur Verfügung: 

• Kurse (siehe Ausbildungsprogramm des Personalamts)

• Hilfsmittel zu den verschiedenen Themen (siehe Unterseiten) 

Die Gemeinden des Kantons Solothurn sind gemäss §41 Gemeindegesetz verpflichtet, ein Archiv zu führen. Die Aufsicht über die Gemeindearchive obliegt dem Amt für Gemeinden, nicht dem Staatsarchiv. Für Fragen wenden Sie sich bitte an:

Amt für Gemeinden

Prisongasse 1
4502 Solothurn

Telefon 032 627 23 57

agem@vd.so.ch

Das Amt für Gemeinden und das Staatsarchiv haben gemeinsam Archivierungsrichtlinien erarbeitet. Darin ist auch ein Musterregistraturplan enthalten. Das Dokument kann von der Homepage des Amts für Gemeinden heruntergeladen werden.

• Downloadcenter Amt für Gemeinden

Die Kurse (siehe Ausbildungsprogramm des Personalamts) stehen auch für Mitarbeitende der Gemeindebehörden offen.