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Spesenreglement genehmigen
Kurzbeschreibung
Das Steueramt bietet Arbeitgebern mit mindestens 10 Angestellten die Möglichkeit, ihr Spesenreglement offiziell bewilligen zu lassen. Damit entfällt insbesondere die Nachweispflicht bei allfälligen Pauschalspesenempfängern.
Service nutzen
Ein Antrag zur Genehmigung des Spesenreglements kann schriftlich an das Steueramt des Kantons Solothurn, Inspektorat, Werkhofstrasse 29c, 4509 Solothurn, oder per E-Mail eingereicht werden.
Wie gehe ich vor?
Vorbedingungen
- Sämtliche Unternehmen mit Sitz im Kanton Solothurn können dem kantonalen Steueramt ein Gesuch um Genehmigung des Spesenreglements einreichen
- Mindestens 10 Mitarbeitende; Ausnahmen möglich, beispielsweise bei Konzernstrukturen
- Bei Unternehmensgruppen: Jede einzelne Gruppengesellschaft benötigt ein genehmigtes Reglement, auch wenn diese kein eigenes Personal beschäftigt (z.B. Gruppenholding)
- Hauptsächlich für Arbeitgeber geeignet, deren Mitarbeitende im Haupterwerb angestellt sind (reine Nebenerwerbsbeschäftigungen nur in Ausnahmefällen)
Erforderliche Dokumente
Dem Genehmigungsantrag sind beizulegen:
- Vollständiges Spesenreglement
Sind Pauschalspesenempfänger vorgesehen, sind zusätzlich zu nennen:
- Name, Vorname und Wohnort des Empfängers
- Funktion/Titel
- Jahresbruttolohn
- geplante Spesenpauschale(n)
Vorgehen
- Antrag zur Genehmigung des Spesenreglements stellen
- Auskunftsbereitschaft für Rückfragen (telefonisch und/oder per Mail) sicherstellen
- Abwarten der Genehmigung (oder Ablehnung)
- Bei Genehmigung ist das unterschriebene Reglement in einfacher Ausführung per Post an das Inspektorat zu senden.
Ergebnis
Das vom Inspektorat gegengezeichnete Spesenreglement wird an den Antragsteller zurückgesendet.
Rahmenbedingungen
Kosten
Die Bewilligung ist kostenlos.
Fristen
Spesenreglemente können rückwirkend bewilligt werden - jedoch nur für das laufende Jahr.
Die Empfänger von Pauschalspesen sind jedes Jahr bis spätestens Ende Februar dem Inspektorat zu melden – auch dann, wenn trotz Genehmigung keine Pauschalspesen ausbezahlt wurden (Negativmeldung).
Dauer
Üblicherweise innert 30 Tagen.