Kanton Solothurn

Im Oktober war es so weit: Eine Gruppe von Kantonsratsmitgliedern und die Mitarbeitenden der Parlamentsdienste konnten eine erste Version des Ratsinformationssystems testen. Erstmals konnten «live» die Früchte von viel Arbeit aus den vergangenen Monaten und Jahren gesehen werden. Dabei kam Vorfreude auf über das, was das neue System alles können wird.

Das Ratsinformationssystem besteht aus verschiedenen miteinander verknüpften Komponenten, welche alle die Aktenpublikation, den Geschäftsverkehr und die Arbeitsweise der Parlamentsdienste grundlegend erneuern:

• Sitzungs-App für Kantonsratsmitglieder: Die Kantonsratsmitglieder erhalten eine eigene Sitzungsapplikation, die über das Web gestartet wird. So haben die Kantonsratsmitglieder eine auf ihre Bedürfnisse zugeschnittene und einfach zu bedienende Benutzeroberfläche;
• Neuer Webbereich für die Öffentlichkeit zu Kantonsratsgeschäften, Sessionen und Ratsmitgliedern: Die Öffentlichkeit wird viel einfacher als heute und mit weniger Klicks Geschäfte sowie dazugehörige Dokumente und Informationen (Wortmeldungen, Abstimmungen, etc.) auffinden.
• Neue Geschäftsverwaltung der Parlamentsdienste: Die Parlamentsdienste werden künftig das gesamte Tagesgeschäft mit einer einzigen Applikation und einer einzigen Ablage abwickeln können.

Weitere Information zu den Funktionalitäten sind hier zu finden.

Die Herausforderung in diesem Projekt liegt darin, dass das Ratsinformationssystem nicht ein bestehendes System ablöst und auf bestehenden Prozessen aufbauen kann. Bis anhin waren viele Vorgänge, insbesondere Teile der Geschäftsverwaltung des Kantonsrats und die Dossierführung nicht digital. Also brauchte es viele Vorarbeiten, um das Bestehende in eine digitale Umgebung zu überführen und tauglich für ein modernes System zu machen. Es musste teilweise «bei Null» angefangen werden. Anders ausgedrückt: Es musste zunächst ein Rückstand aufgeholt werden. Mittlerweile hat sich dieser Rückstand in einen Vorsprung verwandelt, indem das neue System sogar Neuentwicklungen wie die elektronische Vorstoss- und Antragseinreichung enthält: Kein anderes Parlament kennt eine solche, viele warten aber gespannt darauf.

Die im Projekt verfolgten Ansätze liefern einige Besonderheiten:

• Enge Zusammenarbeit mit Kantonsratsmitgliedern: Einzelne Mitglieder des Kantonsrats sind im Projektkernteam und im Projektausschuss vertreten. Zudem wird die Projektführung begleitet von der Spezialkommission Digitalisierung des Kantonsrats, in der jede Fraktion eine Vertretung hat. Das Projekt wird also konsequent bedürfnisorientiert geführt: Die Kantonsratsmitglieder sollen entscheiden können, wie sie digital arbeiten – und nicht einfach etwas vorgesetzt erhalten.
• Best Practice Ansatz aus anderen Parlamenten: Im Rahmen der Ausschreibung wurden verschiedene Systeme bei anderen Parlamenten intensiv angeschaut. Es fand ein reger Austausch mit anderen Parlamentsdiensten statt. Ganz nach dem Motto: Was ist andernorts schon sehr gut gelöst, von dem soll auch der Kanton Solothurn profitieren können – ohne hierfür komplizierte und teure Eigenentwicklungen machen zu müssen.
• Direkter Einbezug der PD-Mitarbeitenden und Nähe zum Tagesgeschäft: Die Mitarbeitenden der Parlamentsdienste sollen nicht einfach nur auf einer von einem externen Projektteam entwickelten IT-Lösung geschult werden, sondern sie werden in verschiedenen Rollen direkt ins Projekt involviert. Es war zwar eine grosse Herausforderung, die dafür notwendige Zeit neben dem Tagesgeschäft freizumachen, die sich aber gelohnt hat: Die digitale Reife der Mitarbeitenden und das Prozessverständnis sind hoch, es gibt mitdenkende und mitexperimentierende Mitarbeitende.

Das Ratsinformationssystem ist mehr als ein IT-Projekt. Dahinter steckt eine Philosophie: Verwaltung und Politik errichten gemeinsam ein für ihre Bedürfnisse geeignetes Arbeitsinstrument.

• Auswertung der Rückmeldungen aus den Tests mit den Kantonsratsmitgliedern;
• Auswertung der Rückmeldung aus den Departementssekretariaten.
• Systemkonfigurationen und Prozessweiterentwicklung bei den Parlamentsdiensten
• Schulungen der Kantonsratsmitglieder voraussichtlich Ende März bis Anfang Mai
• Inbetriebnahme auf den Legislaturwechsel

Die involvierten Kantonsratsmitglieder wie auch die Parlamentsdienste freuen sich, den Schwung und die Euphorie aus diesen Testterminen mitzunehmen. Wir werden weiter fleissig im Hintergrund das Projekt vorantreiben, sodass ein bequemes und zeitgemässes Arbeiten bald möglich sein wird.

Autor und Autorin: Markus Ballmer und Svenja Hofer