Richteramt Olten-Gösgen: Reorganisationsprojekt auf Kurs

16.12.2002 - Solothurn – Der Regierungsrat hat vom Zwischenbericht des Projektausschusses für das Reorganisationsprojekt am Richteramt Olten-Gösgen Kenntnis genommen. Die Projektarbeiten verlaufen plangemäss. Anfangs 2003 beginnt mit der Umsetzung und Einführung der bisherigen Ergebnisse die letzte Phase.

Der Regierungsrat hat vom Zwischenbericht des Projektausschusses des Reorganisationsprojektes am Richteramt Olten-Gösgen Kenntnis genommen. In den bisherigen Realisierungsphasen lag das Schwergewicht im Aufbau der Projektstrukturen mit drei Teilprojekten, in der Rekrutierung eines Organisators, in der Definition der wesentlichen Voraussetzungen für eine leistungsorientierte und optimierte Fallbearbeitung sowie in der Initialisierung der Verbesserung der Effizienz und Effektivität am Richteramt.

Im April 2001 ergab die durch den Beobachter durchgeführte gesamtschweizerische Umfrage ein sehr unbefriedigendes Ergebnis für das Richteramt Olten-Gösgen. Zum schlechten Ergebnis trug hauptsächlich das Kriterium Schnelligkeit - Durchlaufzeiten der Fallbearbeitung - bei.
Daraufhin hat der Regierungsrat zur Überprüfung der Zustände eine Arbeitsgruppe eingesetzt mit dem Auftrag, die Führungsstruktur sowie die Aufbau- und Ablauforganisation des Richteramtes Olten-Gösgen zu überprüfen und entsprechende Massnahmen und Verbesserungen vorzuschlagen.

Der beigezogene externe Experte Lukas Fässler (Rechtsanwalt in Zug) schlug in seinem im Januar 2002 abgegebenen Bericht ein umfassendes Massnahmenpaket zur Reorganisation des Richteramtes Olten-Gösgen hinsichtlich Aufbau- und Ablauforganisation sowie Informationswesen vor. Der Regierungsrat hat daraufhin die Initialisierung eines umfassenden Reoganisationsprojektes beschlossen und einen Projektausschuss unter Leitung des Justizdirektors Walter Straumann, eingesetzt. Als externer Projektleiter wurde der beigezogene Experte, Lukas Fässler eingesetzt.

Die Projektarbeit wurde in vier Realisierungsphasen aufgeteilt:

  • Initialisierung (01.04.-30.05.2002)
  • Grobkonzept und Analyse (01.06.-31.08.2002)
  • Detailkonzept und SOLL-Analyse (01.09.-31.12.2002)
  • Umsetzung und Einführung (01.01.-30.06.2002).

In den Realisierungsphasen eins und zwei lag das Schwergewicht im Aufbau der Projektstrukturen mit drei Teilprojekten (Zeit- und Leistungserfassung, Geschäftsfall-Typisierung, Prozess-Managementsystem) sowie der Rekrutierung eines Organisators für das Richteramt Olten-Gösgen.

Seit dem 1. Juni 2002 ist Guido Frenzer, der Erfahrung im Bereich der Einführung und Betreuung ganzheitlicher Prozessmanagementsysteme mitbringt, als Organisator und interner Projektleiter tätig.

In der Realisierungsphase zwei und drei wurden die wesentlichen Voraussetzungen für eine leistungsorientierte und optimierte Fallbearbeitung definiert und die Verbesserung der Effizienz und Effektivität am Richteramt initialisiert.

In der Umsetzung- und Einführungsphase (ab 1.1. – 30.6.2003) werden alle Mitarbeitenden des Richteramtes Olten-Gösgen mit den neuen, veränderten Prozessen und der damit verbundenen neuen Aufbauorganisation vertraut gemacht.

Zum Abschluss des Projektes Ende Juni 2003 ist ein internes Audit über das ganze System geplant, bei dem alle Beteiligten ausführlich befragt werden und so mögliche Verbesserungsmassnahmen direkt wieder in die Prozessbeschreibungen integriert werden können (Initialisierung eines kontinuierlichen Verbesserungsprozess).

Per Ende Juni 2003 sollen die Projektarbeiten wie geplant abgeschlossen werden.

Erläuterungen zu den 3 Teilprojekten

Zeit- und Leistungserfassung:
Alle Mitarbeiter erfassen seit dem 01.09.2002 ihre Arbeitszeit mittels eines elektronischen Zeiterfassungssystems. Zusätzlich rapportieren alle Juristen am Richteramt ihre fallbezogenen Leistungen (wie Verhandlung vorbereiten; Hauptverhandlung durchführen, Urteil motivieren etc.) in ein separates Leistungserfassung-System. Dieses ermöglicht die Auswertung von Kennzahlen über den tatsächlichen Aufwand je Geschäftsfall am Richteramt.

Geschäftsfall-Typisierung:
Mit den in der Leistungserfassung gewonnenen Kennzahlen werden die am Gericht eingehenden neuen Geschäftsfälle kategorisiert. Dadurch lassen sich die benötigten juristischen Kapazitäten (Gerichtspräsidenten; Gerichtsschreiber) planen und auf die verfügbaren Ressourcen abstimmen. Die Auslastung der juristischen Mitarbeiter lässt sich damit laufend an die veränderten Geschäftspendenzen anpassen und optimieren. Mögliche personelle Engpässe werden frühzeitig erkannt. Erste Versuche mit dem neuen Typisierungssystem sind soeben gestartet worden.

Prozess-Managementsystem:
Die IST-Abläufe in der Straf- und Zivilabteilung wurden für alle Aktivitäten rund um einen Geschäftsfall vom Eingang in der Kanzlei bis zur Erledigung durch Archivierung am Gericht detailliert beschrieben und dokumentiert. Es ist ein Prozessmanagement-System entstanden, welches Transparenz über die in den beiden Kanzleien vorhandenen Abläufe schafft und die Möglichkeit gibt, gezielt in einzelnen Teilabläufen Verbesserungen einzubauen. Derzeit werden diese Verbesserungen (vorab bezüglich Durchlaufzeiten und Qualität) in die SOLL-Prozessbeschreibungen eingebaut.