Archivgesetz geht in die Vernehmlassung
22.12.2004 - Solothurn – Der Regierungsrat hat den von der Staatskanzlei vorgelegten Vernehmlassungsentwurf zu einem Archivgesetz in erster Lesung beraten und beschlossen. Die Staatskanzlei wurde ermächtigt und beauftragt, das Vernehmlassungsverfahren durchzuführen. Die Vernehmlassungsfrist läuft bis Ende März 2005. Ziel des Archivgesetztes ist es, dass die Archivierung innerhalb der kantonalen Behörden, Dienststellen und Kommissionen auf Gesetzesstufe geregelt wird. Zudem kann das Staatsarchiv damit seine Funktion als 'Langzeitgedächtnis' der kantonalen Verwaltung und der Öffentlichkeit wahrnehmen. Weiter wird die kontinuierliche Überlieferung von staatlichem Schriftgut gewährleistet und Überlieferungslücken können vermieden werden.
Die Archivierung innerhalb der kantonalen Verwaltung wurde 1991/92 als Reaktion auf den PUK-Bericht zur Fichenproblematik von 1990 einer Überprüfung unterzogen. Im Zuge dieser Überprüfung wurden Weisungen über die Schriftgutverwaltung in den Dienststellen (Vorarchivbereich) sowie für das Staatsarchiv (Endarchivbereich) erlassen. Trotz dieser Weisungen stellen sich in der Praxis da und dort Probleme. Das Staatsarchiv sieht sich immer wieder mit unzureichenden Aktenablagen und Datenverlusten konfrontiert. Aktenbestände wurden unkontrolliert vernichtet, teils aus Unachtsamkeit, mangelndem Bewusstsein für archivische Belange und weil verbindliche Gesetzesnormen fehlten. Die Folgen sind teilweise gravierende Überlieferungslücken. Das Staatsarchiv ist auf geordnete Amtsarchive angewiesen, andernfalls es seine Funktion als 'Langzeitgedächtnis' für die kantonale Verwaltung und Öffentlichkeit nur unzureichend wahrnehmen kann.
Mit dem Erlass eines Archivgesetzes werden die kantonalen Behörden, Dienststellen und Kommissionen zu einer systematischen Dokumentenverwaltung (Aktenablage gemäss Registraturplan) verpflichtet. Sie haben sämtliche Dokumente, die sie nicht mehr benötigen, dem Staatsarchiv anzubieten. In einer Schriftgutvereinbarung zwischen der anbietenden Dienststelle und dem Staatsarchiv werden Art und Umfang der archivwürdigen Dokumente festgelegt. Ohne Zustimmung des Staatsarchivs dürfen keine Dokumente vernichtet werden. Das Staatsarchiv erhält eine Beratungs- und Aufsichtsfunktion hinsichtlich der Verwaltung und Ablieferung der Dokumente. Diese Regelung dient nicht nur einer rationellen Verwaltungsführung und damit einer Kostenersparnis, sondern letztlich auch der Rechtssicherheit.
In Teil A des Gesetzes werden Zweck und Geltungsbereich, in Teil B werden die Begriffe definiert. Teil C listet die Kernaufgaben und Kompetenzen des Staatsarchivs auf. Die Pflichten der Dienststellen und Behörden im Zusammenhang mit der Dokumentenverwaltung und die Bestimmungen, welche die Sicherung des Archivguts betreffen, sind in Teil D zusammengefasst. Teil E regelt den Zugang zum Archivgut. Teil F enthält die Straf-, Teil G die Schlussbestimmungen.
Das Archivgesetz soll für die Behörden, Dienststellen und Kommissionen des Kantons gelten. Auf die kommunalen Behörden, Dienststellen und Kommissionen ist es nicht anwendbar.