Kanton Solothurn

Mittlerweile werden in den meisten Behörden Unterlagen digital erstellt und bearbeitet. Die Archivgesetzgebung unterscheidet nicht zwischen physischen und digitalen Unterlagen, aber grundsätzlich sind archivwürdige Unterlagen in der rechtsgültigen Form abzuliefern. Im Registraturplan der Behörde ist ersichtlich, welche Unterlagen in welcher Form geführt werden. Wird ein Dossier geschlossen, ist es zu bereinigen und eine definierte Zeit lang aufzubewahren. Die archivwürdigen Unterlagen sind bei Dossierschluss in archivfähigen Dateiformaten abzuspeichern. Diese können der Dateiformatliste entnommen werden.

Damit die Bearbeitung von digitalen Unterlagen möglichst reibungslos erfolgt, sollte jede Behörde eine Ordner- und Dateinamenskonvention erlassen. Eine Mustervorlage, die auf die Bedürfnisse der Behörde anzupassen ist, finden Sie weiter unten. Bei Fragen steht das Staatsarchiv gerne zur Verfügung.

In den Behörden werden verschiedene Fachapplikationen betrieben. Wird eine neue eingeführt oder eine bestehende abgelöst, sind auch archivische Standards und Best Practices zu berücksichtigen, insbesondere solche zur Aktenführung und Archivierung. Falls die Fachapplikation archivwürdige digitale Dokumente produziert (ersichtlich im Registraturplan), sind die Vorgaben des Staatsarchivs für die digitale Langzeitarchivierung zu beachten.

Bei der Planung neuer elektronischer Systeme zur Bearbeitung von digitalen Dokumenten, sollten die Behörden das Staatsarchiv beiziehen, damit die rechtskonforme Aktenführung und Archivierung sichergestellt ist. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte der Richtlinie Einführung / Aktualisierung von Fachapplikationen und dem Leitfaden Projektmanagement des AIO (insb. Ziffer 2.13).

Gerne berät das Staatsarchiv Behörden, die physische Unterlagen (retro-)digitalisieren möchten. Jedes Projekt ist einzigartig und benötigt deshalb eine individuelle Beratung und Begleitung. Das Staatsarchiv unterstützt die Behörden in der Sicherstellung der rechtskonformen Digitalisierung und Aufbewahrung der Unterlagen. Es ist zudem sicherzustellen, dass archivwürdige digitalisierte Unterlagen in archivfähigen Dateiformaten (siehe Dateiformatliste) erstellt werden, damit die Ablieferung der Unterlagen unkompliziert erfolgen kann.

Wenn digitale Unterlagen erstmals ans Staatsarchiv abzuliefern sind (siehe Schriftgutvereinbarung), werden in einem gemeinsamen Projekt die nötigen Prozesse und Ablieferungsmodalitäten definiert. Die archivwürdigen digitalen Unterlagen sollen in geeigneter Form und geeignetem Format auf einem für alle Beteiligten möglichst praktikablem Weg ins digitale Langzeitarchiv (DLZA) überführt werden.

Steht laut Schriftgutvereinbarung eine Ablieferung an, ist das Staatsarchiv frühzeitig (mind. 6 Monate vorher) zu kontaktieren. Der oder die zuständige Berater oder Beraterin wird gemeinsam mit der Behörde und den Digitalarchivaren das Ablieferungsprojekt durchführen.