Digitalisierung im Migrationsamt
Das Migrationsamt ist seit einem Jahr mit den Folgen des Ukraine-Kriegs stark gefordert. Hinzu kommen seit ein paar Monaten steigende Asylzahlen. Die Chefin des Migrationsamts erklärt im Interview, wie man alles bewältigen konnte und wie sie nun die Digitalisierung weiter vorantreiben will.
Eine Abnahme der Arbeitslast ist aufgrund der aktuellen Lage nicht in Sicht. Können die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter das noch bewältigen?
Johanna Schwegler: Durch den unermüdlichen Einsatz aller Mitarbeitenden und zusätzlicher befristeter Anstellungen können wir alles bewältigen. Das letzte Jahr war herausfordernd. Nun konnten wir neue, effizientere Prozesse in die normalen Strukturen überführen - auch dank enger und guter Zusammenarbeit mit den Gemeinden. Das hilft uns, da ab April neue Aufgaben auf uns zukommen: die Verlängerung der Ausweise für Schutzsuchende mit Status S und die Ausstellungen der Ausweise im Bereich Asyl, neu im Kreditkartenformat.
Hinzu kommt: Das Migrationsamt muss jedes Jahr die Integration von rund 20'000 Ausländerinnen und Ausländern prüfen, die im Kanton Solothurn wohnen. Können all diese Dossiers abgearbeitet werden?
Die zuständigen Teams kamen an ihre Grenzen. Deshalb haben wir Stellen aufgestockt, sodass wir dienstleistungsorientiert und zeitnah die Überprüfungen vornehmen können.
Der Kanton will seine Dienstleistungen vermehrt digital anbieten. Das Migrationsamt stellt Ausweise oder auch Arbeitsbewilligungen für ausländische Arbeitskräfte aus. Wo steht das Amt in Sachen Digitalisierung?
Vor rund vier Jahren haben wir alle Dossiers eingescannt und in ein neues Datensystem überführt, was einen grossen Schritt in Richtung Digitalisierung bedeutete. Dies ermöglichte es uns, auch in Zeiten der Pandemie und Home Office unsere Dienstleistungen ohne Leistungseinbruch fortzusetzen. Insgesamt stehen wir heute auf einer soliden Basis. Im Jahr 2023 wollen wir die Digitalisierung in allen Abteilungen vorantreiben.
Welche Ideen oder Projekte sollen neu umgesetzt werden?
Wir wollen zum Beispiel einen Chatbot auf unserer Website einführen. Zudem überprüfen wir verschiedene Schnittstellen, damit die Endkunden ihre Geschäfte medienbruchfreier und einfacher abwickeln können.
Digitale Transformation beinhaltet auch einen Wandel von Kultur und Arbeitsweise. Wie gehen Sie als Amtschefin hier voran und sind ein Vorbild?
Persönlich versuche ich mein Handeln kritisch zu hinterfragen, die Mitarbeitenden beim Wandel einzubeziehen und neugierig zu bleiben. Ich überdenke Abläufe immer wieder und will Ballast abwerfen, um möglichst schlank zu agieren. Die Abteilungsleitenden unterstützen die Transformation und sollen ihre Mitarbeitenden ins Boot holen – das Schwierigste ist ja immer, alte und liebgewonnene Handlungen aufzugeben. Deshalb wurde in jeder Abteilung ein Verantwortlicher bestimmt, der für eine Vereinfachung besorgt ist. Gemeinsam werden wir die Digitalisierung kontinuierlich vorantreiben.